วิธีการจัดการประชุมที่มีประสิทธิภาพ

ในสภาพแวดล้อมทางวิทยาศาสตร์และธุรกิจการประชุมเป็นหนึ่งในวิธีการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพที่สุด เหตุการณ์ดังกล่าวช่วยให้คุณสามารถสรุปประสบการณ์ที่สะสมในหัวข้อที่น่าสนใจเพื่อทำความคุ้นเคยกับการพัฒนาใหม่ในอุตสาหกรรมเพื่อสร้างความสัมพันธ์ที่น่าสนใจ ตามปกติแล้วการประชุมจะมีขนาดใหญ่ตามธรรมชาติดังนั้นจึงต้องมีการเตรียมการอย่างรอบคอบ

คุณจะต้อง

• - สถานที่;

• - ไมโครโฟน

• - เครื่องฉายวิดีโอ

• - เครื่องเขียน

• - น้ำและของว่าง

คู่มือการใช้งาน

1

จัดทำแผนการประชุม ควรรวมถึงเป้าหมายและวัตถุประสงค์ตารางรายงานจำนวนผู้เข้าร่วมวัสดุที่จำเป็นและทรัพยากรด้านเทคนิคการประเมินเหตุการณ์

2

ตัดสินใจเกี่ยวกับสถานที่และเวลาของการประชุม เลือกห้องพักที่กว้างขวางที่สามารถรองรับแขกจำนวนมาก ค้นหาล่วงหน้าว่าสามารถเชื่อมต่ออุปกรณ์ที่จำเป็นในห้องนี้ได้หรือไม่ สำหรับเวลาให้แน่ใจว่าคำนึงถึงความสนใจและการจ้างงานของผู้เข้าร่วม ตัวอย่างเช่นการประชุมนักเรียนที่กำหนดไว้สำหรับช่วงเย็นวันศุกร์อาจทำให้เกิดทัศนคติเชิงลบอย่างมากเพราะคนหนุ่มสาวมักคุ้นเคยกับการพักผ่อนหรือกลับบ้านในเวลานี้

3

เรียนรู้ในรายละเอียดหัวข้อของการประชุม นี่เป็นสิ่งจำเป็นเพื่อกำหนดความเกี่ยวข้องและความสำคัญทางวิทยาศาสตร์ของรายงาน เพื่อให้การประชุมมีชีวิตชีวาและไม่น่าเบื่อให้พิจารณาประเด็นที่เฉียบคมการศึกษาน้อยและการโต้เถียง เชิญผู้บรรยายมากำหนดมุมมองในประเด็นที่เลือก

4

จัดทำตารางการนำเสนอของผู้บรรยาย จัดสรร 30-40% ของเวลาสำหรับการรายงานเองและใช้เวลาที่เหลือเพื่อการอภิปราย เป็นการอภิปรายที่มีชีวิตชีวาและน่าสนใจที่ทำให้การ ประชุม มีประสิทธิภาพ จัดทำระเบียบในลักษณะที่ปัญหาหนึ่งมีเหตุมีผลไหลเข้าสู่ประเด็นถัดไปและกลายเป็นหัวข้อสนทนา

5

ดูแลวัสดุและฐานทางเทคนิค คุณอาจต้องใช้ไวท์บอร์ดแบบโต้ตอบโปรเจคเตอร์กับหน้าจอคอมพิวเตอร์ไมโครโฟนแผนภูมิพลิกพร้อมแผ่นฉีกขาดเครื่องเขียน เมื่อเตรียมพร้อมสำหรับการประชุมตรวจสอบเสียงล่วงหน้าการทำงานของอุปกรณ์วิดีโอ จัดวางโฟลเดอร์ด้วยแผนของเหตุการณ์และบทคัดย่อหลักของรายงานในตารางสำหรับผู้เข้าร่วม

ที่ 6

แจ้งผู้เข้าร่วมและแขกของการประชุมเกี่ยวกับเหตุการณ์ที่จะเกิดขึ้น ผู้บรรยายต้องผ่านขั้นตอนการลงทะเบียนล่วงหน้าที่บังคับ หากการประชุมใหญ่เพียงพออย่าลืมเชิญตัวแทนจากสื่อมวลชนและช่างภาพ

คำแนะนำที่เป็นประโยชน์

หากการประชุมใช้เวลานานพอให้นึกถึงเครื่องดื่มและอาหาร คุณสามารถวางขวดน้ำบนโต๊ะสำหรับผู้เข้าร่วมแต่ละคน ในช่วงพักผู้เข้าพักสามารถเพลิดเพลินกับเครื่องดื่มร้อนและอาหารว่างสไตล์บุฟเฟ่ต์